MASCHINENBESCHAFFUNG
Mehr als ein Maschinenkauf: Beschaffung als ganzheitliches Projekt
Die Beschaffung einer Maschine stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, da sie in der Regel mit erheblichen Investitionen verbunden ist. Gleichzeitig soll die neue Maschine Fertigungsprozesse oder die Produktqualität verbessern und sich langfristig wirtschaftlich auszahlen. Dafür gilt es, neben dem Anschaffungspreis auch die Kosten über Beschaffungs- und Nutzungszeitraum zu berücksichtigen. Besonders wichtig ist, Fehler und unklare Anforderungen frühzeitig zu erkennen. Im Beschaffungsprozess kann es zum Beispiel teuer werden, wenn Lücken im Lastenheft oder ungeklärte Schnittstellen erst nach der Bestellung, bei der Lieferung oder während der Inbetriebnahme auffallen. Die sogenannte Zehnerregel der Fehlerkosten, nach Thyssen veranschaulicht, dass der Aufwand für die Behebung von Fehlern mit ihrer späteren Entdeckung im Prozess deutlich steigen kann. Eine effiziente und effektive Beschaffung ist daher, wie Holger Beckmann – Leiter des Instituts für Geschäftsprozessmanagement und IT an der Hochschule Niederrhein – hervorhebt, ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen.
Doch was zeichnet eine effiziente und effektive Beschaffung aus? Die Fertigung sucht eine technisch geeignete Lösung, das Controlling strebt einen optimalen Kapitaleinsatz an und der Einkauf möchte Einsparpotenziale ausschöpfen. Heinrich Orths beschreibt Investitionen deshalb treffend als Spannungsfeld unterschiedlicher Interessen. Ein strukturiertes Projektmanagement hilft, diese Interessen zusammenzuführen. Fallstudien, wie die von Mike Borwig veranschaulichen, dass unklare Zuständigkeiten und verspätete Abstimmungen zu übersehenen Aufgaben, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen führen können. Projektaufträge, zentrale Checklisten, Meilensteinplanungen und gemeinsame Dokumentationen helfen, diese Risiken zu verringern und Spannungsfelder aufzulösen.
Der Maschinenbeschaffungsprozess
Der Ablauf einer Maschinenbeschaffung folgt meist einem aufeinander aufbauenden Prozess. Er beginnt mit der Klärung des Bedarfs und der Frage, welche Ziele die Investition erreichen soll. Nach der Prüfung möglicher Lösungen und der grundsätzlichen Wirtschaftlichkeit werden die Anforderungen im Lastenheft festgehalten. Darauf folgt die Lieferantenrecherche: Der Markt wird sondiert und geeignete Anbieter werden ausgewählt und angefragt. Auf Grundlage des Lastenhefts erstellen diese jeweils ein Pflichtenheft, in dem sie darlegen, wie sie die Anforderungen erfüllen, welche Leistungen ihre Lösung umfasst und wo sie davon abweicht. Dadurch lassen sich die Angebote technisch und wirtschaftlich vergleichen. Für die Auswahl können die Angebote anschließend anhand einer Nutzwertanalyse bewertet werden. Sie führt die zuvor festgelegten Kriterien zusammen – etwa technische Eignung, Flexibilität, Bedienbarkeit, Service und die Total Cost of Ownership (TCO). So wird sichtbar, welcher Lieferant beziehungsweise welche Technologielösung die Anforderungen insgesamt am besten erfüllt. Nach der Auswahl werden Leistungsumfang, Termine, Verantwortlichkeiten sowie Prüf- und Abnahmekriterien vertraglich festgehalten. Dazu können ein Factory Acceptance Test (FAT) und ein Site Acceptance Test (SAT) gehören: Beim FAT wird die Maschine vor der Lieferung beim Hersteller anhand vereinbarter Kriterien geprüft. Der SAT erfolgt nach der Installation am Einsatzort und prüft die Maschine unter den dortigen Bedingungen. Ergebnisse und offene Abweichungen werden dokumentiert und nachverfolgt; die formalen Abnahmebedingungen sollten im Vertrag eindeutig geregelt sein.
Maschinenbeschaffung als Entwicklungsfeld
Geopolitische und wirtschaftliche Entwicklungen zwingen Unternehmen dazu, ihre Fertigungsprozesse flexibler und schneller zu gestalten. Zugleich gilt es, insbesondere die nicht wertschöpfenden Prozesse konsequent zu optimieren und an neue Anforderungen anzupassen. Vor diesem Hintergrund entwickeln oder untersuchen unter anderen das Fraunhofer Institut, Beratungen wie Deloitte, die Hochschule München und Experten aus der Industrie innovative Geschäftsmodelle und Prozessideen rund um das Thema Maschinenbeschaffung.
Technologieoffener Beschaffungsprozess
In der Regel beschreibt das Lastenheft die Anforderungen an den zukünftigen Fertigungsprozess in einem hohen Detailgrad. Die technische Auslegung der Anlage und die Leistungsanforderungen beruhen aber häufig auf den aktuellen Anlagen und Leistungskennzahlen. Dies hat den Nachteil, dass das bestehende Lastenheft den Lösungsraum einschränkt, sodass die optimale und zukunftsfähige Lösung vom Lieferanten nicht angeboten werden kann. Um den Lösungsraum offenzuhalten, sollte das Lastenheft nicht zu früh auf eine konkrete technische Auslegung verengt werden. Die Bewertungskriterien und ihre Gewichtung für den Lieferantenvergleich sollten feststehen, bevor die Angebote gesichtet werden. So lassen sich unterschiedliche Lösungen nach einheitlichen Maßstäben bewerten.
Equipment as a Service (EaaS)
EaaS bezeichnet Geschäftsmodelle, bei denen Kunden eine Maschine nicht einmalig kaufen, sondern laufend für ihre Nutzung oder ein vereinbartes Ergebnis bezahlen. Die Abrechnung erfolgt dann beispielweise pro gefertigtes Gutteil oder Betriebsstunde. Die Beschaffung wird dadurch nicht als einmalige Investition (CapEx), sondern als laufender betrieblicher Aufwand (OpEx) abgebildet. Der Vorteil: Ein geringerer anfänglicher Kapitalbedarf, planbare Kosten und flexible Anpassung an einen schwankenden Bedarf. Eaas kann somit im Rahmen der Beschaffung als Alternative zum Kauf betrachtet und anhand von TCO-Kriterien bewertet werden.
Gleichzeitig bringt das Modell Herausforderungen mit sich: Bei nutzungs- oder leistungsabhängiger Abrechnung müssen zudem die relevanten Betriebs- und Maschinendaten zuverlässig erfasst und die Verteilung von Kosten und Risiken vertraglich klar geregelt werden. Zudem erfordert EaaS eine umfassende Umstellung im Unternehmen – von der Finanzierung und Beschaffung über den Betrieb bis hin zu Service und Datenmanagement.
Remote & Digitaler Factory Acceptance Test (FAT)
Digitale Verfahren können die Werksabnahme einer Maschine ergänzen. Bei einer Remote-FAT verfolgt der Kunde die Prüfung der realen Anlage per Video und kann Prüfschritte und Dokumente gemeinsam mit dem Lieferanten bewerten. Eine virtuelle FAT nutzt dagegen ein digitales Anlagenmodell, um beispielsweise Steuerungsabläufe vor der Inbetriebnahme zu testen. Damit die Ergebnisse belastbar sind, muss das Modell die für den Prüfumfang relevanten Eigenschaften der realen Anlage ausreichend genau abbilden. Da Erstellung und Pflege eines solchen Modells Aufwand verursachen, sollte der erwartete Nutzen gegen die Kosten abgewogen werden. Bei komplexen oder großen Anlagen kann sich der Einsatz eher lohnen als bei kleinen Maschinen mit kurzer, unkompliziertem FAT. Klare Abnahmekriterien und eine nachvollziehbare Dokumentation bleiben in jedem Fall wichtig; digitale Prüfungen ersetzen jedoch nicht automatisch die Prüfung der realen Maschine.
Unser Ansatz bei der Maschinenbeschaffung
Wir verstehen die Beschaffung einer Maschine als ein abgeschlossenes „Beschaffungs-Projekt“. Zusammen mit Ihnen stimmen wir den Scope ab und definieren das Ziel des Projektes. Den Fokus und unsere Arbeitsweise passen wir den entsprechenden Anforderungen und Rahmenbedingen an. Geht es beispielsweise um eine reine Ersatzinvestition, werden Anforderungen im Lastenheft früh detailliert beschrieben und das Projektteam wird nach Bedarf eingebunden. Geht es um einen Technologiewechsel, liegt ein stärkerer Fokus auf der Lieferanten- und Technologierecherche. Die Anforderungen werden in frühen Phasen offengehalten und später im engen Austausch mit dem Projektteam definiert.
Dabei bauen wir auf unsere Erfahrung aus Beschaffungsprojekten. Wir schätzen ein, welches Vorgehen Ihr Vorhaben braucht: Wo es nötig ist, orientieren wir uns an einem strukturierten Beschaffungsprozess und klären die Anforderungen sorgfältig. Wo es möglich ist, arbeiten wir pragmatisch, schnell und flexibel. So bringen wir das Projekt zügig voran und schaffen zugleich eine belastbare Grundlage für die nächsten Entscheidungen.
Wir begleiten Ihr Beschaffungsprojekt ganzheitlich: von der Bewertung der Investitionsentscheidung bis zur technischen und wirtschaftlichen Beratung des Managements. Von der operativen Unterstützung im Beschaffungsprozess bis zum erfolgreichen SOP.